Prvním důležitým krokem je mít zajímavý obsah o kterém budete divákům povídat. Získání tohoto obsahu zabere určitě nějaký čas, ale do budoucna je to investice, co se nepochybně vyplatí. Důležité je mít také technické zázemí a potřebné technologie. Bez kvalitních nástrojů z webináře nevytěžíte kontakty tak, jak byste chtěli a to je škoda, pokud si už s přípravou dáte práci. Nutné je mít také fungující a efektivní web, na který umístíte formulář, pomocí kterého se zájemci na webinář zaregistrují. Nezapomeňte, že po vyplnění formuláře by se jim měla zobrazit děkovací stránka, na které poděkujete za registraci a zmíníte, co bude uživatele čekat. Potom už přichází na řadu emailová komunikace, díky které budete sdílet důležité informace a instrukce. 

1. První email, který dorazí hned po registraci znovu zdůrazní poděkovaní za registraci a za zájem o váš webinář. Potom je dobré, abyste zájemce seznámili se základními informacemi a popsali mu, co bude součástí webináře a na co se může v programu těšit. Dobré je zmínit také datum a čas konání a poznamenat, že přijde v následujících dnech řada upomínek, aby o akci nepřišel. Nezapomeňte tento email odeslat s dostatečným předstihem a důkladně naplánovat celé načasování.
   

2. Následovat by měly průběžné upomínky o tom, že se konání akce nezastavitelně blíží. Tyto emaily můžou být pouze stručné, důležité je, aby byly hlavně efektivní. Jejich cílem je, aby zájemce na akci nezapomněl a nevytratila se z jeho podvědomí. Tyto emaily by měli chodit v rozmezí 2 – 5 dní před uskutečněním webináře.

3. V den D je dobré znovu upozornit, že webinář proběhne již za několik málo hodin. Zavčas si naplánujte také odeslání odkazu, přes který se jedinci k webináři přesměrují. Nezapomeňte si několikrát zkontrolovat, že je odkaz opravdu funkční a že po technické stránce vše funguje tak jak má.

4. Jak už jsme si říkali, uskutečněním webináře to nekončí. Když už jste s těmito kontakty navázali komunikaci, využijte ji a požádejte je zhodnocení webináře a zpětnou vazbu. To jsou pro vás cenné informace, které se vám budou do budoucna hodit a na jejich základě pak můžete vaše webináře a celkovou komunikace zlepšovat a posouvat dál. Tento email je dobré odeslat 1 den po uskutečnění webináře.

Kontakt, který vám prostřednictvím formuláře na webových stránkách zájemci poskytnou je pro vás nesmírně cenný. Pro vás to totiž znamená, že má jedinec o vaši firmu a službu opravdu zájem a je tak větší pravděpodobnost, že ho s případnými marketingovými emaily nebudete obtěžovat a vaši nabídku opravdu využije. Získáváte tím tedy opravdové potencionální klienty a můžete na nich budovat tzv. lead generation marketing, který nejen ušetří práci a čas obchodníků, ale hlavně získáte klíčové zakázky a spokojené zákazníky, kteří se k vám budou rádi vracet.

Dobré je tedy využívat získané kontakty prostřednictvím webináře i na komunikovaní vašich dalších služeb a produktů. Neměli byste také opomenout, že si uskutečněním jednoho webináře vytvoříte diváckou základnu, které můžete automaticky posílat pozvánky i na další webináře a zajistíte tak vašim akcím vyšší sledovanost. V takovém případě je pak vhodné využívat lead scoring, který vám umožní mapovaní míry aktivity jednotlivých kontaktů. Můžete pak vytvářet speciální kampaně a věrnostní nabídky pouze pro ty kontakty, které mají o vaše služby pravidelně zájem, případně se pravidelně účastní vašich webinářů.

• Emailová komunikace týkající se webináře není pouze o jednom emailu.
• Emaily by měly být správně načasované a tento časový plán byste měli dodržet
• Hlídejte si, aby byly všechny technické prvky jako formuláře, dopadové stránky, odkazy či proklikávací tlačítka v emailech funkční. 
• Na závěr nezapomeňte požádat o zpětnou vazbu, ze které při tvorbě dalších webinářů vycházejte.
• Mějte plán, jak pracovat s kontakty, které nasbíráte na webináři a jaké budou návazné aktivity.